SDM dan ORGANISASI

PENGERTIAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pengertian sumber daya manusia dan penerapannya sering kali masih belum sejalan dengan keinginan organisasi. Sementara keselaran dalam mengelola SDM menjadi faktor utama kesuksesan jalannya sebuah organisasi. Lalu sumber daya yang bagaimana yang perlu dikembangkan agar tujuan organisasi bisa tercapai dengan baik?

Sebelum melangkah lebih lanjut, ada baiknya kita kembali ke pengertian awal untuk memahami hal ini. Apa yang dimaksud dengan sumber daya manusia? Mari kita lihat menurut pendapat para ahli.

1.    Sonny Sumarsono (2003, h 4), Sumber Daya Manusia atau human recources mengandung dua pengertian. Pertama, adalah usaha kerja atau jasa yang dapat diberikan dalam proses produksi. Dalam hal lain SDM mencerminkan kualitas usaha yang diberikan oleh seseorang dalam waktu tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Pengertian kedua, SDM menyangkut manusia yang mampu bekerja untuk memberikan jasa atau usaha kerja tersebut. Mampu bekerja berarti mampu melakukan kegiatan yang mempunyai kegiatan ekonomis, yaitu bahwa kegiatan tersebut menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan atau masyarakat.

2.    Mary Parker Follett Manajemen Sumber Daya Manusia adalah suatu seni untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri. Definisi ini, yang dikemukakan oleh Mary Parker Follett, mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlakukan, atau dengan kata lain dengan tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri. Manajemen memang dapat mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi di atas memberikan kepada kita kenyataan bahwa kita terutama mengelola sumber daya manusia bukan material atau finansial. Di lain pihak manajemen mencakup fungsi-fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perencanaan dan penugasan kelompok kerja), penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi, dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integrasi, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

3.    M.T.E. Hariandja (2002, h 2) Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan disamping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.

4.    Mathis dan Jackson (2006, h.3) SDM adalah rancangan sistem-sistem formal dalam sebuah organisasi untuk memastikan penggunaan bakat manusia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi. Demikian pula menurut The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) dalam Mullins (2005). Sumber daya manusia dinyatakan sebagai strategi perancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan untuk mengelola manusia untuk kinerja usaha yang optimal termasuk kebijakan pengembangan dan proses untuk mendukung strategi.

5.    Hasibuan (2003, h 244) Pengertian Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Pelaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

SDM terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. SDM atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal atau canggih tanpa peran aktif SDM, tidak berarti apa-apa. Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa sejak lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan diperoleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Kecerdasan tolok ukurnya Intelegence Quotient (IQ) dan Emotion Quality (EQ).

PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi adalah bentuk formal dari sekumpulan dua orang atau lebih yang dikelompokkan dalam suatu proses/kerjasam tertentu untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan secara bersama. Agar tujuan organisasi dan tujuan individu dapat tercapai secara harmonis dan selaras maka diperlukan adanya kerjasama dan usaha yang sungguh-sungguh antara satu sama lain dengan bersama-sama berusaha memenuhi kewajiban masing-masing secara bertanggung jawab sehingga masing-masing anggota mendapatkan haknya dalam memenuhi suatu keadilan baik bagi anggota organisasi maupun pengurus organisasi yang berwenang.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan. Terdapat beragam jenis struktur organisasi yang bisa digunakan dan dipraktekkan, dan semuanya adalah baik – tergantung dari situasi dan kondisi organisasi yang ada. Tulisan dibawah ini adalah hasil rankuman tugas Mid-Semester tentang Fundamental Management yang akan menggambarkan beberapa jenis struktur, disertai dengan kekuatan serta keterbatasan dari setiap jenis. 

1.  Formal Stucture, yaitu struktur organisasi yang disebutkan secara resmi (official state). Struktur organisasinya biasanya dalam bentuk diagram yang menggambarkan hubungan pelaporan dan pengaturan formal posisi kerja dalam sebuah organisasi.

Keunggulan struktur/bagan organisasi seperti ini biasanya meliputi aspek-aspek berikut:

• Pembagian kerja
• Pengawas hubungan
• Saluran komunikasi
• Adanya beberapa sub-unit besar dalam organisasi tersebut, serta ada
• Tingkat manajemennya.

Kelemahan dari struktur organisasi formal:

·      Segala sesuatunya harus diatur sesuai dengan formalitas yang ada, dan biasanya jika organisasi berkembang semakin besar akan ada banyak hambatan birokrasi didalamnya.

2.  Informal Structure, adalah sebuah hubungan yang bersifat “bayangan”, tidak resmi, namun sering kritis dalam menanggapi suatu hal yang bersifat kolektif, dan terdapat hubungan kerja antara anggota organisasi tersebut yang bisa dilakukan secara langsung tanpa batas-batas formalitas.

Adapun potensi keuntungan dari struktur informal ini diantaranya adalah:

• Membantu orang menyelesaikan pekerjaan mereka
• Mengatasi batas-batas struktur formal
• Mendapatkan akses ke jaringan interpersonal
• Dapat pelajaran informal

Sedangkan kerugiannya bisa terjadi over-laping jika anggota dalam organisasi tersebut tidak bisa menempatkan tugas semestinya atau tanggungjawabnya, seperti:

• Kemungkinan bekerja melawan kepentingan terbaik dari seluruh organisasi.
• Kerentanan terhadap rumor/issue
• Adanya kemungkinan untuk membawa informasi yang kurang akurat
• Susah jika nantinya diajak untuk berubah
• Akan ada banyak pengalihan upaya kerja dari tujuan yang penting
• Merasa keterasingan jika ada orang luar yang masuk dalam organisasi tersebut.

3.  Functional Structure, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.

Potensi keuntungan dari struktur organisasi fungsional:

• Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian
• Tugas sesuai dengan keahlian dan pelatihan tugas
• Berkualitas tinggi pemecahan masalah teknis
• Mendalam pelatihan dan pengembangan keterampilan
• Hapus jalur karir dalam fungsi

Kekurangan struktur organisasi fungsional adalah:

• Adanya kesulitan dalam penunjukkan tanggung jawab secara tepat karena hanya mendahulukan rutinitas tugas
• Tempatnya cerobong asap masalah, dan tidak langsung ke akar permasalahan
• Kurang rasa kebersamaan dalam meraih tujuan bersama
• Menumbuhkan perspektif fungsional yang
• Terlalu banyak rujukan untuk membuat keputusan
• Kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
• Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

4.  Divisional Structure, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

Potensi keuntungan struktur divisi:

• Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan
• Peningkatan koordinasi
• Poin tanggung jawabnya jelas
• Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah
• Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

Potensi kerugian struktur divisi:

• Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi
• Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi
• Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

5.  Matrix Structure, yaitu struktur organisasi yang menggabungkan antara struktur fungsional dengan struktur divisional untuk mendapatkan keuntungan dari kedua struktur tersebut dan meminimalkan kekurangan dari masing-masing struktur tersebut.Digunakan untuk:

• Manufaktur
• Industri jasa
• Profesional bidang
• Sektor non-profit
• Multi nasional perusahaan

Keuntungannya dari struktur matrik adalah:

• Lebih baik kerjasamanya antar lintas fungsi
• Peningkatan pengambilan keputusan
• Meningkatkan fleksibilitas dalam restrukturisasi
• Pelayanan pelanggan jadi lebih baik.
• Akuntabilitas kinerja lebih baik.
• Adanya peningkatan manajemen strategis karena mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
• Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

Kerugian dari struktur organisasi matrik adalah:

• Adanya sistem dua boss yang rentan terhadap perebutan kekuasaan
• Adanya sistem dua boss yang dapat membuat kebingungan tugas dan konflik dalam prioritas kerja.
• Rapat Team biasanya banyak memakan waktu.
• Adanya “groupitis” yang merugikan organisasi itu sendiri
• Peningkatan biaya karena menambah struktur tim

6.  Horizontal Structure, biasanya fokus organisasi sekitar proses, dan bukan pada fungsi, menempatkan orang-orang yang bertanggung jawab atas proses inti dan dalam penurunan hirarki digunakan untuk meningkatkan penggunaan tim. Memberdayakan orang untuk membuat keputusan kritis terhadap kinerja, dan biasanya sudah memanfaatkan teknologi informasi yang ditekankan pada  multiskilling dan beberapa kompetensi. Dalam struktur organisasi ini orang-orang diajarkan bagaimana bekerja dalam kemitraan dengan orang lain, termasuk membangun budaya keterbukaan, kerjasama, dan komitmen kinerja.

Keunggulan struktur organisasi horizontal adalah:

• Tingkatan managernya sedikit, sehingga biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
• Jalur perintah dan tanggung jawabnya pendek, sehingga lebih komunikasi lebih efektif, dan hambatan lebih mudah diatasi.
• Hambatan birokrasi dapat dihindari, dan penyelesaian pekerjaan dapat lebih cepat.

Potensi kerugiannya adalah:

• Koordinasinya sulit dilakukan karena mengkoordinasi bawahan jadi banyak dan relatif lebih sulit.
• Pembinaan dan kontrol kurang efektif
• Spesialisasi tugas kurang mendalam

7.  Team Structure, secara luas stuktur organisasi seperti ini menggunakan tim permanen atau sementara untuk memecahkan masalah, atau jika ada proyek khusus yang harus diselesaikan. Selain itu, dalam stuktur organisasi seperti ini sering menggunakan tim lintas fungsional.

Potensi keuntungan struktur organisasi tim adalah:

• Menghilangkan kesulitan dengan komunikasi dan pengambilan keputusan
• Menghilangkan hambatan-hambatan antara departemen operasi
• Peningkatan moral
• Rasa keterlibatan dan identifikasi lebih besar
• Peningkatan antusiasme untuk bekerja
• Peningkatan mutu dan kecepatan pengambilan keputusan.

Potensi kerugian struktur tim:

• Konflik loyalitas antara anggota
• Waktu yang dihabiskan untuk meeting terlalu banyak.
• Efektifitas penggunaan waktu tergantung pada kualitas hubungan interpersonal, dinamika kelompok, dan manajemen tim.

8.  Network Structure, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari sebuah inti pusat yang dihubungkan melalui jaringan hubungan dengan kontraktor luar dan pemasok layanan penting lainnya.

Organisasi ini mempunyai komponen inti dan menggunakan aliansi strategis atau outsourcing untuk menyediakan komponen lainnya.

Potensi keuntungan dari struktur jaringan adalah:

• Perusahaan dapat beroperasi dengan sedikit karyawan tetap dan tidak perlu mengenal sistem internal yang kompleks
• Mengurangi biaya overhead dan meningkatkan efisiensi operasional
• Izin operasi dapat melintasi jarak yang jauh

Potensi kerugian dari struktur jaringan:

• Kontrol dan koordinasi masalah mungkin timbul dari kompleksitas jaringan.
• Potensi kehilangan kontrol atas kegiatan outsourcing.
• Potensi kurangnya loyalitas di kalangan kontraktor yang jarang digunakan.
• Jika terlalu agresif dibidang outsourcing bisa berbahaya.

9.  Struktur Pembelajaran

Kesuksesan organisasi pada saat ini sangat tergantung pada kemampuan organisasi tersebut untuk belajar dan merespon perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat. Manajer organisasi yang sukses adalah orang yang mampu secara efektif menggunakan kebijaksanaan, memanage organisasi dengan berbasis ilmu pengetahuan, dan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan. Disinilah letak pentingnya organisasi pembelajar. Organisasi pembelajar adalah pengembangan kapasitas organisasi untuk terus belajar, beradaptasi dan berubah. Perbedaan antara organisasi pembelajar dengan organisasi tradisional disajikan sebagaimana tabel berikut:

DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN

1.            Deskripsi Jabatan ( Job Description ) adalah hasil analisis jabatan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan menginformasikan tentang batasan dan penjabaran suatu jabatan menjadi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab,kondisi kerja, dan spesifikasinya. Intinya adalah uraian tertulis yang berisi tentang tugas pokok dari suatu jabatan sebagai hasil dari analisis jabatan.

Isi pokok Deskripsi Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) yaitu:

·         Identifikasi Jabatan.

·         Ringkasan Jabatan.

·         Hasil Kerja.

·         Bahan Kerja.

·         Peralatan Kerja.

·         Rincian Tugas.

Manfaat Deskripsi Jabatan

·  Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan  memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan.

·    Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan   tugas.

·         Memudahkan prosedur rekruitment, seleksi, pelatihan dan berbagai aktivitas    SDM.

·         Membantu pegawai dalam merencanakan karier, mengurangi praktik               deskriminasi dalam promosi dan pemindahan.

·         Memudahkan evaluasi pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam      pemberian kompensasi.

·         Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan tindakan   yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam pelaksanaan.

2.  Spesifikasi Jabatan ( Job Spesification ) adalah karakteristik atau syarat-syarat pekerja yang harus dipenuhi ( persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemampuan mental, fisik, dan sifat kepribadian ) untuk dapat melaksanakan suatu jabatan tertentu secara efektif dan efisien.

Isi Pokok Spesifikasi Jabatan :

Identifikasi Jabatan

·         Nama.

·         Kode.

·         Bagian.

Persyaratan Jabatan

·         Pendidikan.

·         Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan.

·         Pengalaman yang diperlukan.

·         Pengetahuan dan Keterampilan.

·         Persyaratan Fisik.

·         Status Perkawinan.

·         Jenis Kelamin.

·         Usia.

·         Kewarganegaraan.

·         Kemampuan-kemampuan khusus lainnya.

SISTEM PENGGAJIAN

          Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu.

          Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya.

          Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada “obyektivitas” beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kwantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.

          Sistem Gaji dengan pendekatan “kwantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan.  Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.

MANFAAT SISTEM PENGGAJIAN .

Manfaat Umum:

Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan antara lain :

1. Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
2. Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
3. Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
4. Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
5. Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
6. Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis

         

Manfaat Khusus :

Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kwantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :

• Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.
• Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
• Fair; karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.

KOMENTAR:

Menurut saya, Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh karena itu manajer harus menjamin bahwa perusahaan atau suatu organisasi memiliki tenaga kerja yang tepat di tempat yang tepat, dan pada saat yang tepat, yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang akan menolong perusahaan tersebut mencapai sarana-sarana secara keseluruhan secara efektif dan efisien.

SDM membicarakan potensi besar tenaga kerja manusia yang merupakan motor penggerak faktor-faktor penunjang kegiatan manajemen yang harus dimanfaatkan sebaik mungkin melalui sinergi dengan lingkungan. Tidak bisa dipungkiri, perubahan teknologi yang sangat cepat, memaksa organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan usahanya.

SUMBER

http://humancapitaljournal.com/pengertian-sumber-daya-manusia/

http://alvinburhani.wordpress.com/2011/05/14/jenis-jenis-struktur-organisasi/

http://nyariduitreceh.blogspot.com/2011/12/deskripsi-jabatan.html

http://readybogor.blogspot.com/2013/11/sdm-dan-organisasi.html

http://prezi.com/zess0gwrc2kq/kelompok-1/